Wymagania co do zawartości wniosku o legalizację oraz dokumentu z przeprowadzonych badań (protokół, dawniej zapiska) określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dn. 13.04.2017 w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych.
Wniosek o legalizację ponowną ciepłomierzy sporządzony w języku polskim powinien zawierać:
- imię i nazwisko lub nazwę wnioskodawcy i jego adres oraz numer NIP lub PESEL jeśli wnioskodawcą jest osoba fizyczna,
- dane identyfikujące zgłaszane przyrządy:
a) nazwę,
b) numer(y) fabryczny, o ile ma zastosowanie,
c) liczbę przyrządów w partii i zakres numerów fabrycznych o ile ma to zastosowanie,
d) zakres pomiarowy, o ile ma to zastosowanie
- nazwę i adres punktu legalizacyjnego,
- datę sporządzenia wniosku i podpis wnioskodawcy
W przypadku dużych ilości zgłaszanych przyrządów wniosek może nie zawierać numerów fabrycznych o ile będą określone przed wykonaniem samej czynności sprawdzenia.
Z przeprowadzonych pomiarów sporządza się protokół dawniej nazywany zapiską. Protokół taki powinien zawierać:
- dane identyfikujące:
a) organ administracji miar albo podmiot upoważniony przeprowadzający sprawdzenie,
b) osobę przeprowadzającą sprawdzenie,
c) wnioskodawcę,
d) przyrząd pomiarowy,
e) miejsce i termin przeprowadzenia sprawdzenia,
f) miejsce zainstalowania lub użytkowania przyrządu pomiarowego, jeśli ma to zastosowanie,
- numer fabryczny, o ile ma zastosowanie,
- zakres przeprowadzonego sprawdzenia,
- wyniki sprawdzenia, w tym wyniki dotyczące charakterystyki metrologicznej sprawdzonego przyrządu,
- informację o miejscach umieszczenia cech legalizacyjnych lub cech zabezpieczających oraz o liczbie cech zabezpieczających, o ile ma zastosowanie,
- stwierdzenie czy przyrząd spełnia wymagania,
- datę sporządzenia protokołu,
- podpis osoby przeprowadzającej sprawdzenie;
Należy pamiętać, że protokół z przeprowadzonych czynności legalizacji nie jest dokumentem poświadczającym legalizację i spełnienie przez przyrząd zgodności z wymogami. Poświadczeniem takim są cechy legalizacyjne naniesione na przyrząd.